O que é Guarda de organizações
O que é Guarda de organizações
A Guarda de organizações refere-se à responsabilidade legal e administrativa que uma entidade possui sobre a proteção e a gestão de informações e documentos, tanto físicos quanto digitais. Essa prática é fundamental para assegurar a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade dos dados, especialmente em um cenário onde a legislação, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709/2018), impõe regras rigorosas sobre o tratamento de informações pessoais.
Na prática, a Guarda de organizações envolve a implementação de políticas e procedimentos que garantem que os dados sejam armazenados de forma segura, acessíveis apenas a pessoas autorizadas e mantidos por um período adequado, conforme as exigências legais e regulatórias. Isso inclui a adoção de tecnologias de segurança da informação, como criptografia e controle de acesso, além da realização de auditorias regulares para verificar a conformidade com as normas estabelecidas.
Um aspecto importante da Guarda de organizações é a necessidade de um plano de resposta a incidentes, que deve ser elaborado para lidar com possíveis vazamentos ou acessos não autorizados a dados sensíveis. A Lei nº 12.737/2012, conhecida como Lei Carolina Dieckmann, também traz implicações para a segurança da informação, ao tipificar crimes relacionados à invasão de dispositivos eletrônicos e ao acesso indevido a dados.
Além disso, a Guarda de organizações deve contemplar a gestão de documentos, que envolve a classificação, a organização e a eliminação de informações de acordo com sua relevância e valor legal. O Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) estabelece diretrizes sobre a guarda de documentos, especialmente no que se refere à preservação de registros que podem ser utilizados em processos judiciais.
As organizações também devem estar atentas às obrigações de guarda de documentos fiscais e contábeis, conforme estipulado pela legislação tributária, que exige a manutenção de registros por períodos específicos. A Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, por exemplo, determina prazos para a guarda de documentos relacionados ao Imposto de Renda, o que reforça a importância de uma gestão documental eficiente.
Outro ponto relevante é a Guarda de organizações em relação à proteção de dados pessoais de colaboradores e clientes. A LGPD estabelece que as empresas devem adotar medidas de segurança para proteger essas informações, o que inclui a realização de treinamentos e a conscientização dos funcionários sobre a importância da proteção de dados e as consequências legais de sua violação.
Em suma, a Guarda de organizações é um componente essencial da governança corporativa, pois não apenas assegura a conformidade legal, mas também protege a reputação da empresa e a confiança de seus stakeholders. A implementação de boas práticas de gestão de dados e documentos pode resultar em vantagens competitivas significativas, além de mitigar riscos legais e financeiros.
Por fim, é importante destacar que a Guarda de organizações deve ser uma prática contínua e adaptável, capaz de evoluir com as mudanças nas legislações e nas tecnologias. As empresas devem estar preparadas para revisar e atualizar suas políticas e procedimentos regularmente, garantindo que estejam sempre em conformidade com as melhores práticas e exigências legais.