O que é Guarda de empresas
O que é Guarda de empresas
A Guarda de empresas refere-se ao conjunto de práticas e normas que visam proteger e assegurar a integridade dos documentos e informações de uma empresa. Essa guarda é essencial para a manutenção da segurança jurídica e da conformidade com as legislações vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, que estabelece diretrizes para o tratamento de dados pessoais.
O conceito de Guarda de empresas abrange tanto a preservação física de documentos, como contratos, certidões e registros, quanto a proteção digital de arquivos eletrônicos. A gestão adequada desses documentos é crucial para a defesa de direitos e obrigações legais, além de facilitar o acesso à informação em caso de auditorias ou litígios.
Além da LGPD, a Guarda de empresas deve estar em conformidade com outras legislações, como o Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002), que estabelece a validade de documentos e a necessidade de sua conservação por prazos determinados. Por exemplo, documentos contábeis devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos, conforme o artigo 173 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966).
A Guarda de empresas também envolve a implementação de políticas internas que definem quem tem acesso a quais documentos, garantindo que informações sensíveis sejam tratadas de forma adequada. Isso é especialmente relevante em setores que lidam com dados confidenciais, como o jurídico e o financeiro, onde a violação de informações pode resultar em sanções severas.
Uma prática recomendada é a digitalização de documentos físicos, o que não apenas economiza espaço físico, mas também facilita o gerenciamento e a recuperação de informações. Contudo, a digitalização deve ser acompanhada de medidas de segurança cibernética, como criptografia e backups regulares, para proteger os dados contra acessos não autorizados e perdas.
O armazenamento em nuvem é uma alternativa cada vez mais utilizada para a Guarda de empresas, permitindo que os documentos sejam acessados de qualquer lugar, desde que haja conexão à internet. No entanto, é fundamental escolher provedores que cumpram com as normas de segurança e privacidade estabelecidas pela LGPD e outras legislações pertinentes.
Além disso, a Guarda de empresas deve incluir um plano de descarte seguro de documentos que não são mais necessários, evitando a retenção excessiva de informações que podem se tornar obsoletas ou desnecessárias. O descarte deve ser realizado de acordo com as normas legais e com a política interna da empresa, garantindo que dados sensíveis sejam destruídos de forma irreversível.
Por fim, a Guarda de empresas é um aspecto vital da governança corporativa, pois contribui para a transparência e a responsabilidade na gestão de informações. As empresas que adotam boas práticas de guarda documental não apenas protegem seus ativos, mas também fortalecem sua reputação e confiança junto a clientes, parceiros e órgãos reguladores.