O que é Guarda de documentos
O que é Guarda de documentos
A Guarda de documentos refere-se ao processo de armazenamento e preservação de documentos e registros, que pode incluir tanto documentos físicos quanto digitais. Esse procedimento é essencial para garantir a integridade, a segurança e a acessibilidade das informações ao longo do tempo. A legislação brasileira, como a Lei nº 12.682/2012, estabelece diretrizes sobre a guarda e o descarte de documentos, enfatizando a importância de manter registros que possam ser necessários para comprovações futuras.
Os documentos que requerem guarda podem variar amplamente, incluindo contratos, certidões, documentos fiscais e registros contábeis. A guarda adequada desses documentos é crucial para empresas e indivíduos, pois pode ser necessária em auditorias, processos judiciais ou para fins de comprovação de direitos. A falta de um sistema de guarda eficiente pode resultar em perdas financeiras e jurídicas significativas.
A guarda de documentos pode ser realizada de forma física, onde os documentos são armazenados em arquivos, pastas ou caixas, ou de forma digital, utilizando sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED). A digitalização de documentos físicos é uma prática cada vez mais comum, pois facilita o acesso e a recuperação de informações, além de economizar espaço físico. Contudo, a digitalização deve ser feita com cuidado, garantindo que a qualidade e a integridade dos documentos originais sejam preservadas.
Além da guarda, é importante considerar a classificação e a organização dos documentos. A implementação de um sistema de categorização, como a classificação por tipo de documento ou por data, pode facilitar a localização e o acesso às informações quando necessário. A norma ISO 15489, que trata da gestão de documentos, pode ser uma referência útil para a criação de um sistema eficaz de guarda e organização.
A legislação brasileira também exige que certos documentos sejam mantidos por períodos específicos. Por exemplo, de acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017, documentos fiscais devem ser guardados por um período mínimo de cinco anos. O não cumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades e complicações legais, tornando a guarda de documentos uma questão de conformidade legal.
Outro aspecto importante da guarda de documentos é a segurança da informação. Com o aumento das ameaças cibernéticas, a proteção de documentos digitais se torna uma prioridade. Isso inclui o uso de criptografia, autenticação de usuários e backups regulares. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, também impõe obrigações sobre como os dados pessoais devem ser armazenados e protegidos, reforçando a necessidade de práticas adequadas de guarda de documentos.
A guarda de documentos não se limita apenas ao armazenamento, mas também envolve o descarte seguro de documentos que não são mais necessários. O descarte inadequado pode levar a vazamentos de informações sensíveis e a possíveis consequências legais. Portanto, é essencial seguir procedimentos adequados para a eliminação de documentos, como a destruição física de papéis e a exclusão segura de arquivos digitais.
Em resumo, a guarda de documentos é uma prática fundamental tanto para indivíduos quanto para organizações, abrangendo aspectos legais, organizacionais e de segurança. A adoção de boas práticas de guarda não apenas protege informações valiosas, mas também assegura a conformidade com a legislação vigente, evitando riscos e complicações futuras.